【超初心者向け】英文メール、まずはこれだけ知っていれば大丈夫！

こんにちは、ナナオ (@9yearsBeginner) です＾＾

仕事で英文メールを書くとき、恥ずかしながらわたしはいつもGoogole先生に聞いていました。

毎日何件もの英文メールを書くわけではないせいか、お馴染みのフレーズなのに毎回「これってどうやって書くんだっけ？？」という始末。

定番フレーズを使ったシンプルなサンプルを作ることで、これからは基本部分の英文くらいはGoogle先生に頼ることなく書けるようにしていきたいと思っています。

ということでまずは英文メールを書く上で、経験上感じたポイントとよくネイティブが使ってくる定番フレーズをいくつか紹介しますので、参考にしてもらえるとうれしいです。

知っておきたい英文メールの特徴

内容は簡潔に。

わたしは日本で日本人だけと仕事をしていたので、外国人とのメールのやりとりに慣れるまでは、”用件だけの簡潔さ”に戸惑いをかくせませんでしたー。

外国人からの英文メールの第一印象は「素っ気ない！！」という感じでしたね（笑）

冒頭の挨拶は不要です！

日本では取引先とメールでやり取りする場合、冒頭に必ずなにか挨拶を入れないと失礼じゃないですか！？

例えば初対面じゃなかったとしても、こんな風に書き出すのが当たり前ではないでしょうか。

”○○株式会社 △△様

平素より大変お世話になっております。株式会社XXの◇◇です。

用件〜〜〜〜”

外国人相手のメールだと、こんな感じになります。

”Hello John,

用件〜〜〜〜”

余計なことは一切書かないんですよねー。無駄がなさすぎます（苦笑）

単刀直入に用件を書く。

英語は文法上も結論を先に言いますよね。英文メールも同じで、最初から用件の結論をシンプルに伝えるのが鉄則です。

日本語には起承転結という言葉があるように、結論を最後に述べることが多いですが、基本的に英語は最初に結論を伝えた後に、その理由などを書くのが大原則になります。

まわりくどく書いてしまうと、途中で読むのをやめてしまう可能性も高いんですよ〜。どんだけ面倒くさがりやねん！と思っちゃいますよね、日本人の感覚では考えられないのですが…

最低限これだけは覚えておきたい英文メールの定番フレーズ　　

タイトル

• Regarding _______________

Ex）Regarding （the invoice）/ 請求書に関して

• Inquiry about _______________

Ex）Inquiry about（your products）/ 御社の商品について問い合わせ

• Request for _______________

Ex）Request for（estimate）/ 見積り依頼

そういえば、メールのタイトルにピリオド打っているネイティブみたことないです！

宛名

初めましての相手だけど名前は知っている、または何度かやり取りしている相手。

• Hello 名前　　,
• Dear 　 名前 　,

ちなみに”Dear”を名前の前に入れるタイプの宛名って、ハワイではめったに見かけないです。

担当者が不明

• Dear All,
• Hello,

よくネットで検索すると「To whom this may concern,」とありますが、こちらも宛名のDear＋名前と同じく、わたしが実際にやり取りしているメールではほとんど見かけないんですよねぇ。

本文

日本人感覚だと、書き出しに挨拶的なものを入れたくなるのですが、外国人は仕事をする上でそうゆうのいらないみたいです（苦笑）

ただ時々、「I hope this email finds you well.」という書き出しを見かけることがあります。日本語でいうと「お世話になっております。」といったニュアンスです。

そしてお礼や謝罪がある場合は最初に書きます。

例えば

• Thank you for your quick response. 早々のご返信ありがとうございます。
• Thank you for your reply. ご返信ありがとうございます。
• I am sorry for the late reply. 返信が遅くなり申し訳ございません。
• We are sorry for the late reply. 返信が遅くなり申し訳ございません。

個人的に”We“にする場合、わたしのせいで遅れたんじゃなくて、会社都合で遅れたんだよ、みたいなニュアンスを出したいとき”We“にしています（笑）

初対面の相手へメールする場合は、名前と部署を端的に書いて本文へと移るようにしています。

• This is Nanao of sales team at ABC Company. ABC株式会社 営業部のナナオと申します。

本文は仕事内容によって異なると思いますが、共通でよく使うかなと思うフレーズはこちら。

• Please find the attached file(s). 添付ファイルご参照ください。

これ、しょっちゅう使ってます。

本文の締めの文に出てくるフレーズだと次のようなものがあります。

• I apologize for the inconvenience. ご不便おかけして申し訳ございません。
• Thank you for your assistance. ご尽力感謝いたします。
• Thank you for your support. ご対応いただきありがとうございます。

結び

• Regards, 
• Best Regards, 
• Thank you,

実際のメールで「Sincerely,」はほとんど見かけないんですよ〜。なんでだろう！？丁寧すぎて、ハワイという土地柄にフィットしないのでしょうか（笑）

【参考】超初心者向け、英文メール

請求書発行依頼

Subject：Request for August invoice

Hello Greg,

This is Nanao of the accounting team at ABC company.

Could you please send an invoice for August by September 4th, due to our monthly closing account.

Thank you for your support.

Regards,
Nanao

タイトル：8月分請求書の送付依頼

グレッグさん、お世話になっております。

株式会社ABCの経理を担当しておりますナナオです。

月次処理がありますため、8月分の請求書を9月4日までにお送りいただけますでしょうか。

※経験上のワンポイントとしては「請求書がまだ届いていないので、、、」という件りは書かず、単刀直入に「9月4日までに請求書を送ってください」だけシンプルに伝えています。

本文の”要件だけを簡潔”にという空気感、なんとなくでも伝わりましたでしょうか。

見積り依頼

Subject：Request for Quotation

Dear Sales representative,

This is Nanao of the sales department at ABC company.

Please send us a quotation for the items listed below.

[Item description]

Item#	Product Name	Quantity
131	AAAAA	100
277	BBBBB	70
547	CCCCC	230

We would appreciate it if you could send us your quotation by August 31st.

Best Regards.
Nanao

タイトル：見積り依頼

営業ご担当者様

株式会社ABC、営業部のナナオと申します。

下記のリストにある商品の見積りをお送りいただけますでしょうか。

【商品内容】

Item#	Product Name	Quantity
131	AAAAA	100
277	BBBBB	70
547	CCCCC	230

8月31日までに見積書をお送りいただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。
ナナオ

上司への報告メール（添付ファイルあり）

Subject：Regarding the project “ALOHA”

Hi James,

I would like to report an update on the project. Please find the attached files for details.

If you have any questions, please let me know.

Thank you,
Nanao

タイトル：プロジェクト”アロハ”について

ジェームスさんへ

プロジェクトの最新情報をご報告いたします。詳細は添付ファイルをご参照ください。

質問等はあればご連絡ください。

ナナオ

【参考】海外のネット通販を利用した場合の問い合わせ

今やなんといってもネット時代。世界中のモノをかなり簡単に手に入れることが可能になってきました。

日本に住んでいた頃は気づきませんでしたが、ハワイに住み始めてから日本のサービスのクオリティの高さは、もしや世界一なのではと思ってしまいます。

日本では注文した商品に対して、次の3点は当たり前じゃないですか。

1. 丁寧な梱包
2. 迅速な発送
3. 不備のない商品

ハワイ（アメリカ）だと次のようなことが普通と思っていると、イザってときに面食らいます。

1. 最低限の梱包
2. 迅速さを感じれない発送（遅いときは本当に遅くて、もはや届くことは永遠にないのでは…と思ってしまう）
3. 商品の不備が多い

日本の当たり前が世界の基準ではないことを心に留めておくだけで、イライラが減りますよ〜（笑）

次の参考英文メールはわたしがハワイに引っ越してきてから、実際に起きてしまったことです。

この4つはハワイ（アメリカ）に住む多くの人たちが経験することなので、たとえ日本から注文したとしても起こる可能性大！と考えます。

商品破損

Subject：Request a replacement of damaged item

Hello,

My name is Nanao. I have received the item I ordered, however it was already broken *. Please see the attached picture. I’d like to exchange it with a new one** .

Thank you,
Nanao

タイトル：破損品の交換要請

こんにちは。

ナナオと申します。

注文した商品を受け取ったのですが、すでに破損していました。写真を添付するのでご参照ください。こちらとしては新しいのと交換していただければと思います。

よろしくお願いいたします。
ナナオ

* there are some damaged. 複数ダメージがありました。
** request a refund for this item. 返金してもらいたいです。

※破損があった場合は、壊れていた商品の写真を撮って添付すると話が早いですよ。

間違った商品が届いた

Subject：Regarding wrong shipment

Hello,

My name is Nanao. I have received a different item from what I ordered. Please let me know that what is the next step?

Thank you,
Nanao

こんにちは。

ナナオと申します。自分が注文したものとは違うものが届きました。どうすればよいか教えてください。

ナナオ

※こちらも注文したサイトのページを明記したり、実際に届いた商品の写真を添付するとスムーズです。

商品が足りない

Subject：Regarding missing the item (CCCC)

Hello,

My name is Nanao. I have received the item I ordered, however there are something missing. Please check my order below.

My order :
AAAA x1
BBBB x3
CCCC x2 ← 1missing / I have received the CCCC for one.

タイトル：商品（CCCC）の不足について

こんにちは。

ナナオと言います。注文したものを受け取りましたが、足りないものがあります。下記の私の注文内容をご確認いただけますか。

My order :
AAAA x1
BBBB x3
CCCC x2 ← 1つ足りません / こちらの商品は一つしか届きませんでした。

※注文した後に届く確認メールのスクショや注文履歴のスクショを送り、何が足りないのかを書くとわかりやすいと思います。

商品が届かない

Subject：Delay delivery

Hello,

My name is Nanao. I have orderd the item attached on December 5th, however I have not received it yet. I understood that it was very busy holiday season. It is now January 15th, please check it and reply as soon as possible.

Regards,
Nanao

タイトル：配送の遅延

こんにちは。

ナナオと申します。12月5日に添付の商品を注文しましたが、まだ届いていません。とても忙しいホリデーシーズンだったことは理解しています。今日は1月15日ですので、早急にご確認いただきご返信ください。

よろしくお願いします。
ナナオ

※ハワイ（アメリカ）は11月下旬のサンクスギビング→ブラックフライデー→12月は初旬から年末まで、ずーっとホリデー気分で世の中が浮き足たっています。当然、いろんな人が別の場所に住んでいる家族や友人にプレゼントを郵送で贈るわけで、この時期の配送の遅延はすごく当たり前ではあります。

商品が別の住所に届いたらしい

Subject：Wrong delivery

Hello,

My name is Nanao. Please find the attached two files.

I have received a notification which said it was delivered.  However, I haven’t received my package yet.  I asked a post officer who said that the tracking number is for another address below and this is not my address.

1234 Aloha St.,
Honolulu, HI 56789

So please let me know the correct tracking number or please send my package again.  I made a payment already but I have not received my package yet.

Regards,
Nanao

タイトル：間違った配送

こんにちは。

ナナオと申します。添付の2つのファイルをご確認ください（配送完了の通知と自分が注文したときの配送先住所のスクショをメールにつけました）。

配送完了の通知が連絡が届きましたが、私はまだ荷物を受け取っていません。郵便局員にたずねたところ、そのトラッキング番号は下記の住所で私の住所ではありませんでした。

1234 Aloha St.,
Honolulu, HI 56789

ですので正しいトラッキング番号をお知らせいただくか、荷物の再送をお願いします。私は既に支払いを済ませてありますが、まだ荷物を受け取っていないのです。

よろしくお願いします。
ナナオ

英文メールまとめ

英文メールを書くポイントは要点を簡潔に相手に伝える、これにつきると思います。

なので日本語を頭に浮かべて英訳しようとすると、とても回りくどい言い方になってしまいがちです。

わたしのような初級者は、小学校低学年の子どもにも理解できるような気持ちで、簡単な単語とシンプルな文法だけを使って書くようにしています。

言葉のニュアンスとかネイティブっぽいフレーズとか、初級者にはまだ早すぎると思うんですよね〜。

子どもっぽい文章で（しかも少々文法間違いがあったりとか…）だとしても、相手に何を伝えたいのかがきちんと伝わることが、特にビジネスシーンでは最優先だと考えています。

ちなみにハワイはアメリカ本土から比べると、けっこうビジネスシーンもカジュアルだと思います。

なんと言ってもメールの書き出しは”Aloha“結びは”Mahalo (←Thank youのハワイ語) “がほとんどだし、たとえネイティブでも使われる文章がシンプルで理解しやすい！

たまーに、アメリカ本土の人とやり取りすることもあるのだけど、大人っぽい文章で緊張します（笑）

長くなってしまいましたが、最後まで読んでいただきありがとうございます。どなたかの参考になれば嬉しいです＾＾